Spärrade uppgifter får i princip ingen utanför den spärrade enheten ta del av utan patientens uttryckliga samtycke. Undantaget är nödsituationer, alltså när patienten inte kan uttrycka sin vilja och uppgifterna kan ha betydelse för vård som patienten oundgängligen behöver.
Till det kommer ett krav som ofta förbises, nämligen att åtkomsten ska ske genom ett aktivt val som föregås av en prövning, och inte genom att uppgifterna helt enkelt visas för den som är behörig. Reglerna finns i patientdatalagen för spärrar inom en vårdgivare, i lagen om sammanhållen vård och omsorgsdokumentation för spärrar mellan olika aktörer, och i fjärde kapitlet i Socialstyrelsens föreskrifter HSLF-FS 2016:40 för vad systemen ska klara.
Den inre spärren gäller inom en och samma vårdgivare. Patienten kan när som helst begära att uppgifter spärras för andra vårdenheter eller vårdprocesser hos vårdgivaren, vilket innebär att den som arbetar på en annan enhet inte kan nå informationen även om personen i övrigt är behörig.
Den yttre spärren gäller delningen mellan olika vårdgivare och omsorgsgivare genom sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation, där patienten eller omsorgsmottagaren också kan begära att uppgifter spärras.
Skillnaden är viktig i praktiken eftersom de två spärrtyperna hanteras på olika ställen. Den inre spärren sätts och hävs i vårdgivarens eget system, medan den yttre påverkar vad som alls blir synligt för andra aktörer. En verksamhet som har ordning på det ena kan alltså ha brister i det andra, och patienten som begär en spärr utgår sällan från den uppdelningen när hen beskriver vad hen vill skydda.
En spärr är inte en radering och den gör inte uppgifterna oåtkomliga för alla. Information som behövs vid kvalitetssäkring eller administration hindras inte av spärren, och den enhet som har dokumenterat uppgifterna når dem fortfarande i sitt eget arbete. Spärren begränsar alltså åtkomsten för andra enheter och andra aktörer, inte för den vård som pågår där informationen skapades.
Här ligger en vanlig källa till missförstånd i dialogen med patienter. Den som begär en spärr tror ofta att uppgifterna försvinner ur alla sammanhang, vilket de inte gör, och den som får beskedet att en spärr inte hindrar kvalitetssäkring uppfattar det ibland som att spärren är meningslös. Verksamheten behöver därför kunna förklara vad spärren faktiskt gör, och informationen behöver vara densamma oavsett vem patienten frågar.
Socialstyrelsen beskriver åtkomsten till spärrade uppgifter som två separata steg. Det första steget bryter spärren för att visa var uppgifterna finns, och det andra bryter den för att faktiskt visa innehållet. Uppdelningen gör att personalen fattar två medvetna beslut i stället för ett, och att det går att se i efterhand hur långt någon gick.
Föreskriften lägger till ett krav som gäller även ospärrade uppgifter. Uppgifter hos en annan vårdenhet, vårdprocess, vårdgivare eller omsorgsgivare får inte göras tillgängliga utan att den behöriga användaren tar ställning till om hen får ta del av dem, och när uppgifterna är spärrade krävs dessutom ett aktivt val som föregås av en prövning av om förutsättningarna för att häva spärren är uppfyllda.
Ett gränssnitt som visar allt för alla behöriga uppfyller alltså inte kraven, oavsett hur genomtänkt behörighetsstrukturen är.
Huvudregeln är patientens uttryckliga samtycke. Vårdgivaren behöver alltså fråga, och samtycket ska vara kopplat till den åtkomst som är aktuell snarare än ges generellt för framtiden.
Undantaget gäller situationer där patienten inte kan uttrycka sitt samtycke, typiskt vid medvetslöshet eller annan akut oförmåga, och där journaluppgifterna kan ha betydelse för vård som patienten oundgängligen behöver. Tröskeln är alltså fara för liv eller hälsa och inte att uppgifterna skulle vara praktiska att ha.
För delning mellan vårdgivare och omsorgsgivare gäller motsvarande ordning, där åtkomst i regel förutsätter att personen deltar i vården eller omsorgen, att uppgifterna kan antas ha betydelse för insatserna och att individen samtycker, med särskilda regler för nödsituationer och för personer som inte själva kan ta ställning.
En vårdnadshavare har inte rätt att spärra ett barns uppgifter. Bestämmelsen finns för barnets skull och den ställer verksamheten inför en situation som behöver hanteras i rutinen snarare än i systemet, eftersom en förälder som begär en spärr för sitt barn behöver få ett begripligt nej och en förklaring till varför.
Samtliga krav ovan landar i gränssnittet och i loggen. Systemet behöver kunna sätta och häva spärrar på rätt nivå, visa att en spärr finns utan att avslöja innehållet, dela upp åtkomsten i de två steg som beskrivs ovan, dokumentera prövningen som föregick en hävning och registrera varje åtkomst så att den går att följa upp.
Spärrhantering är därmed ett av de tydligaste exemplen på att informationssäkerhet och användbarhet hänger ihop, eftersom en lösning som gör det svårt att göra rätt leder till att personalen hittar vägar runt, medan en lösning som gör det för enkelt att häva urholkar skyddet.
Uppföljningen är den del som oftast saknas. Hävda spärrar hör till det som bör granskas särskilt, eftersom varje hävning är ett beslut som någon har fattat och motiverat. Vår produkt SALA analyserar journalöppningar och flaggar åtkomst som avviker mot kriterier som om patienten har en vårdkontakt med användarens enhet och om användaren har dokumenterat i journalen, och lösningen fungerar mot alla vårdinformationssystem.